Le Conseil stratégique de l'ombudsman des vétérans

Mandat

Origine

Daté du 15 octobre 2007, le décret C.P. 2007-530 visant à instaurer le Bureau de l'ombudsman des vétérans (ci-après le Bureau) prévoit la création d'un comité consultatif. De plus, la charte du Bureau prévoit la mise en place d'un conseil stratégique afin de servir l'ombudsman des vétérans dans un certain nombre de fonctions.

Pourquoi l'ombudsman des vétérans a-t-il besoin d'un conseil stratégique?

Le Comité consultatif existe depuis le début de 2008 et il transmet au Bureau les avis et conseils des divers intervenants en vue de l'aider dans l'exercice de son mandat. Il aide également à établir le programme de l'ombudsman des vétérans à préciser les opérations à court terme du Bureau. Le Comité consultatif est présidé par une personne autre que l'ombudsman des vétérans et comporte son propre mandat et ses propres membres. Le Comité consultatif reflète les caractéristiques sociodémographiques de la communauté des anciens combattants et des vétérans et sa composition est fondée sur la représentation de cette même communauté.

Le Conseil stratégique se veut tout d'abord un forum d'information dont la raison d'être est de permettre aux membres de faire part à l'ombudsman des vétérans des grandes priorités, des enjeux actuels et des défis de chacune des associations qui y sont représentées. Les délibérations du Conseil stratégique constituent également d'importants outils de communication qui permettent de veiller à ce que le Bureau n'agisse pas à l'encontre des mandats respectifs des associations qui y sont représentées ou qu'il ne se trouve pas en position conflictuelle par rapport à elles. Le Conseil stratégique donne donc l'occasion à l'ombudsman des vétérans d'obtenir un son de cloche d'environ 11 associations d'anciens combattants reconnues et dignes de ce nom auxquelles le statut de membre a été accordé. Le Conseil n'est pas un forum de recherche de consensus ni de prise de décisions puisqu'il s'agit des opérations du Bureau. À intervalles appropriés, l'ombudsman des vétérans invitera également des Canadiens influents et éminents qui contribuent à l'atteinte de résultats positifs dans la société canadienne à se joindre au Conseil stratégique.

Mandat du Conseil stratégique

définir, communiquer et promouvoir les priorités et le programme à long terme des différentes associations représentées;
comprendre la position et les différents points de vue de l'ombudsman des vétérans à l'égard des enjeux actuels qui touchent les intervenants et des répercussions qu'ils pourraient avoir sur les associations représentées au Conseil;
participer au dialogue et le susciter afin de sensibiliser les participants aux enjeux touchant les intervenants;
favoriser le bien-être des anciens combattants et des vétérans canadiens grâce au dévouement des différentes associations représentées au Conseil;
soutenir le Bureau de l'ombudsman des vétérans dans l'atteinte de résultats positifs

Composition

L'Association des anciens de la GRC;
La Légion royale canadienne;
Le Conseil national des associations d'anciens combattants du Canada;
L'Association canadienne des vétérans de la guerre du Golfe;
L'Association canadienne des vétérans pour le maintien de la paix;
L'Association canadienne des vétérans des forces de la paix pour les Nations Unies;
Les Anciens combattants de l'armée, de la marine et des forces aériennes du Canada;
L'Association canadienne des vétérans de la Corée;
Le comité des anciens combattants souffrant d'une déficience grave;
L'Association des anciens combattants de la marine marchande;
L'Association nationale des anciens combattants autochtones;
L'Organisation Canadienne des vétérans de L'OTAN.
L'Organisation Canadienne des vétérans de L'OTAN/UN

Les organismes membres seront représentés par un membre et ont la possibilité d'envoyer également un observateur. Seul les membres seront remboursés de leur frais de déplacement par le Bureau de l'ombudsman des vétérans; les coûts associés à la participation d'un observateur incombent à l'association représentée. Les membres sont nommés pour un mandat de deux ans. On attend d'eux qu'ils assistent à toutes les réunions, sauf en cas de circonstances exceptionnelles. Une personne nommée pour remplacer un membre peut assister à la réunion dans ces circonstances. Au terme du mandat de deux ans, les membres peuvent être nommés à nouveau par le président pour une autre période de deux ans. Un membre peut se retirer du Conseil après en avoir avisé le directeur des Liaisons stratégiques et du Soutien à la haute direction du Bureau de l'ombudsman des vétérans. L'ombudsman des vétérans peut mettre fin au statut de membre à tout moment et le directeur des Liaisons stratégiques et du Soutien à la haute direction avisera par écrit le membre en question.

Le Conseil sera présidé par l'ombudsman des vétérans et comprendra également des hauts fonctionnaires du Bureau, notamment le directeur général des Opérations et le directeur des Liaisons stratégiques et du Soutien à la haute direction. Le président du Comité consultatif sera un membre permanent du Conseil. Le Bureau s'acquittera des tâches de secrétariat relativement au Conseil.

Rémunération

Les membres ne sont pas rémunérés pour leur participation au Conseil. Il seront cependant remboursés de leurs frais de déplacement aux termes de la Directive sur les voyages et des lignes directrices du Conseil du Trésor pour leurs déplacements vers et depuis les réunions prévues du Conseil. Pour de plus amples renseignements, veuillez vous référer aux annexes A et B.

Activités

Le Conseil se réunira deux fois par an, normalement au début du printemps et de l'automne de chaque exercice financier et habituellement à Ottawa, en Ontario. Si un membre n'est pas en mesure de prendre part à une réunion, son délégué pourra le remplacer. L'ordre du jour sera établi puis transmis à l'avance aux fins de consultation, par le président.

Rôles et responsabilités du Conseil stratégique de l'ombudsman des vétérans

Il préside les réunions du Conseil.
Il établit l'ordre du jour, en consultation avec les membres.

Ils se tiennent au courant des priorités et parlent au nom des associations qu'ils représentent.
Ils font part de leurs points de vue dans le cadre des discussions entourant les enjeux présentés devant le Conseil.
Ils sont disponibles pour assister aux réunions du Conseil.

Principes

Tous les titulaires d'une charge publique doivent se conformer aux Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique du gouvernement fédéral. En tant que membres du Conseil stratégique de l'ombudsman des vétérans, les personnes nommées au Conseil devront se conformer à certains principes.

Dans les cas où une question débattue par le Conseil stratégique de l'ombudsman des vétérans donne lieu à une situation pouvant être à l'origine d'un conflit d'intérêt réel, potentiel ou apparent, relativement aux fonctions d'un membre du Conseil, le membre en question s'abstiendra de discuter de la question.

Valeurs du Conseil

Voici les valeurs professionnelles et l'éthique selon lesquelles les membres doivent se conduire :

Le respect : la capacité de s'exprimer librement en sachant que le Conseil constitue une tribune privilégiée où il est possible que les membres ne soient pas toujours du même avis, mais où les opinions de chacun sont respectées et prises en compte.

La franchise : l'assurance que les membres s'exprimeront relativement à n'importe quel enjeu, à n'importe quelle réunion du Conseil, en sachant que ces discussions demeureront confidentielles.

L'ouverture et la transparence : la possibilité de communiquer librement des renseignements sur tout sujet touchant les enjeux des intervenants et les positions des associations.

Compassion et équité : l'engagement de parler avec compassion de tout enjeux qui soit crucial pour le bien-être des anciens combattants, des vétérans et de leurs familles et de maintenir le principe d'équité et son application à l'égard des intervenants.

Conflit d'intérêt et principes de confidentialité

Les membres doivent exercer leurs fonctions officielles et organiser leurs affaires personnelles de façon à préserver et à accroître la confiance du public à l'égard de l'intégrité, de l'objectivité et de l'impartialité du gouvernement.
À leur nomination au Conseil ainsi que par la suite, les membres doivent organiser leurs affaires personnelles de façon à éviter toute forme de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel. S'il y a d'éventuels conflits entre l'intérêt personnel du membre et ses fonctions et responsabilités officielles, l'intérêt public doit primer dans le règlement desdits conflits.
Les membres ne doivent jamais outrepasser leurs fonctions officielles pour venir en aide à des personnes, physiques ou morales, dans leurs rapports avec le gouvernement, si cela peut occasionner un traitement de faveur.
Les membres ne doivent jamais utiliser sciemment à leur avantage des renseignements obtenus dans l'exercice de leurs fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas accessibles au grand public.
Les membres n'auront, en aucun cas, accès aux renseignements personnels contenus dans les dossiers du Bureau ou de ses clients.
Les membres ne doivent jamais utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement, y compris les biens loués, ou en permettre l'usage à des fins autres que celles officiellement approuvées.
Les membres ne doivent jamais, à l'expiration de leur mandat au Conseil, agir de façon à tirer un avantage indu de la charge publique qu'ils ont occupée.
Les membres du Conseil doivent protéger la confidentialité de tout renseignement relatif au travail du Conseil et s'abstenir de divulguer ces renseignements à des personnes non autorisées à recevoir de telles informations.

En date du 22 septembre 2010

Annexe A

Bureau de l'ombudsman des vétérans
Conseil stratégique

1.1 Lignes directrices détaillées relatives aux dépenses

Le présent document vise à fournir des renseignements et de l'aide aux membres du Conseil stratégique de l'ombudsman des vétérans en vue de soumettre leur demande de remboursement des frais de déplacement engagés pour assister aux réunions du Conseil stratégique de l'ombudsman des vétérans.

Chaque membre du Conseil est responsable de soumettre ses factures et toute autre documentation à l'appui relativement à ses frais de déplacement au plus tard un mois suivant la date de la réunion du Conseil, à l'attention de Tammy Lidstone :

Courriel :	tammy.lidstone@ombudsman-veterans.gc.ca
Télécopieur :	(902) 566-7582, à l'attention de Tammy Lidstone
Courrier :	Tammy Lidstone Tour de la Banque nationale C.P. 7700, casier interne 409 Charlottetown (Île-du-Prince-Édouard) C1A 8M9

Vous trouvez à l'annexe B un formulaire vierge afin de vous aider à soumettre les renseignements et les reçus nécessaires.

1.1 Déplacements

1.1.1 Déplacements par avion ou par train

Les membres sont responsables d'effectuer leurs propres préparatifs de voyage pour leurs déplacements et leur hébergement et ils peuvent soumettre une demande de remboursement pour ces dépenses.
Les membres sont responsables de tous les frais additionnels engagés relativement à des escales ou à une prolongation du voyage à des fins personnelles.

1.1.2 Véhicule personnel

Avant d'utiliser un véhicule personnel pour des déplacements gouvernementaux, les membres devraient s'assurer qu'ils ont une assurance adéquate. En cas d'accident d'un membre, le gouvernement ne peut être tenu responsable des franchises relatives à une garantie accidents sans collision ni versement ou à une garantie collision. On recommande aux membres d'avoir une couverture d'au moins 1 000 000 $ en assurance de responsabilité civile.

Les membres doivent obtenir une autorisation préalable du Bureau avant d'utiliser leur véhicule personnel en service commandé par le gouvernement (veuillez soumettre votre demande à Tammy Lidstone)
Le total des coûts relatifs à l'utilisation d'un véhicule personnel ne doit pas dépasser les coûts équivalents à ceux d'un service de transport commercial.
Lorsque les membres choisissent d'utiliser leur véhicule particulier pour se déplacer en service commandé par le gouvernement, le remboursement du kilométrage sera calculé selon le taux par kilomètre établi par le Conseil du Trésor.
Afin d'être remboursés des frais de kilométrage, les membres doivent faire parvenir une lettre indiquant le point de départ et d'arrivée ainsi que la distance totale parcourue.

1.1.3 Taxis et transporteurs d'aéroports

Les membres doivent payer pour leur usage des taxis ou d'autres modes de transport local et produire des reçus aux fins de remboursement.
Lorsqu'un autobus d'aéroport dessert le lieu d'hébergement ou de réunion, les membres doivent l'utiliser plutôt qu'un moyen de transport plus coûteux.
Les membres doivent produire les factures pour les frais de déplacements en taxis, sauf si les frais sont inférieurs à 10 $. Ils doivent cependant fournir les détails pertinents tels que la date, le lieu d'origine et de destination et le montant exact dans une lettre signée.
Lorsque des membres partagent un taxi, seul le membre qui acquitte ces frais peut demander un remboursement.

1.1.4 Autres menus frais de transport

Les membres doivent produire des reçus pour le remboursement des dépenses comme le stationnement, les péages aux ponts et aux traversiers, engagées en service commandé. Ces dépenses seront remboursées conformément à la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages.

1.2 Hébergement

Les membres sont responsables d'effectuer leurs propres préparatifs de voyage pour leurs déplacements et leur hébergement et ils peuvent soumettre une demande de remboursement pour ces dépenses.
Les membres sont responsables de payer tous les frais non compris dans la réservation de leur chambre, notamment les repas, les frais téléphoniques, etc.
Les membres sont responsables des frais relatifs à un séjour prolongé à l'hôtel s'il dépasse que ce qui est requis par leur service commandé par le gouvernement.
Les membres ont le droit de prendre des dispositions pour loger chez un particulier lorsqu'ils voyagent (p. ex. loger chez un proche ou un ami) et de réclamer le montant prévu par le Conseil du Trésor pour ce type d'hébergement.

1.3 Repas

Les membres doivent payer pour leurs repas puis soumettre une demande de remboursement, s'ils le désirent, sauf dans le cas des repas qui sont prévus d'avance par le Bureau de l'ombudsman des vétérans.

Aucune indemnité de repas ne sera payée dans les circonstances suivantes :

Lorsque les repas sont compris dans le tarif du transport par avion ou par train.

Secrétariat du Conseil du Trésor, Directives sur le voyage : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tbm_113/menu-travel-voyage-fra.asp

Annexe B

Demande de remboursement
Membres du Conseil stratégique de l'ombudsman des vétérans

Date	Petit-déjeuner	Déjeuner	Dîner	Frais accessoires

Kilométrage________________km__ x ________	= ___________________
Taxi(s)	= ___________________
Stationnement	= ___________________
Hôtel ______________	= ___________________
Total des repas	= ___________________
Total des frais accessoires	= ___________________
Transport aérien : de ______________ à _____________	= ___________________
Location de véhicule	= ___________________
Essence pour la voiture de location	= ___________________
Total des dépenses	$____________________

________________________________ Signature	_________________________________ Date

Veuillez faire parvenir le formulaire rempli à : Tammy Lidstone, Bureau de l'ombudsman des vétérans, Tour de la Banque nationale, C.P. 7700, casier interne 409, Charlottetown (Île-du-Prince-Édouard) C1A 8M9